كيف يمكنك تنظيم حياتك الرقمية ، من الممكن أن تعمل على قضاء الوقت فى تنظيم وترتيب منزلك، فى حالة كنت ضمن الملايين العالقين فى المنزل للحد من انتشار فيروس كورونا، ولكن هذا هو الوقت المناسب كذلك لتنظيم الملفات والصور بهاتفك وحاسوبك الشخصى.
كيف يمكنك تنظيم حياتك الرقمية ؟
1- أرشفة المستندات والوثائق الشخصية:
فى حالة كان لديك العديد من المستندات والوثائق الشخصية، فبإمكانك رقمنة تلك المستندات بسهولة ، ولست بحاجة إلى جهاز مسح ضوئى باهظ الثمن.
فتعتبر كاميرا الهاتف الذكي أو الجهاز اللوحي جيدة بما يكفي لالتقاط صور واضحة لهذه المستندات، وفى حالة حاجتك للكثير من الأدوات، فبإمكانك استخدام تطبيقات مسح المستندات في الهواتف الذكية لأرشفة المستندات بشكل احترافي، وإنشاء المجلدات وتشفيرها، مع القدرة على البحث داخل المستندات.
2- استخدام تطبيق لإدارة كلمات المرور:
سوف تحتاج بعد رقمنة مستنداتك إلى تخزينها في مكان آمن، فبإمكانك حفظها في الحاسوب أو إحدى خدمات التخزين السحابي.
وعليك هنا استخدام إحدى تطبيقات إدارة كلمات المرور، كـ: LastPass أو 1Password؛ بهدف تأمين هذه المستندات بكلمة مرور فريدة وقوية وتشفيرها؛ حتى لا يتمكن غيرك من الوصول إليها.
3- تنظيم الصور الشخصية:
بإمكانك حفظ صورك بإحدى خدمات التخزين السحابي، وتوفير مساحة تخزينية في هاتفك أو حاسوبك، وهنا تقدم جوجل خدمة (Google Photos) التي تمكنك من حفظ صورك بأسلوب منظم يسهل البحث فيها، وما يميزها عن باقى الخدمات المنافسة أنها توفر لك مساحة تخزين مجانية كبيرة، إلى جانب إمكانية رفع صورك بجودة عالية، ورفع مقاطع الفيديو بدقة 1080 بكسلًا، إلى جانب توفير حرية كبيرة في التعامل مع ملفاتك عن طريق الرفع والحذف والتعديل والنسخ الاحتياطي والمشاركة.
4- استخدام الوسوم لتنظيم الملفات:
بإمكانك استخدام الوسوم Tags في حاسوب ماك، لتصنيف الملفات وتنظيمها وفقاً لأسمائها، فبإمكانك إضافة أسماء الأطفال إلى مستنداتهم الشخصية أو الصور التي مُسحت ضوئيًا، إلى جانب إمكانية تنظيمها وفقاً للون أو استخدام كلمات معينة لتسميتها.
كما بإمكانك في حاسوب ويندوز عرض علامات الملف من خلال الضغط بزر الماوس الأيمن واختيار خصائص Properties، والنقر على علامة التبويب التفاصيل Details، وبإمكانك هنا إضافة أي عدد تريده من العلامات، مما يجعل البحث عن ملفاتك المهمة أمرًا سهلًا.
5- إعادة تسمية الصور:
بإمكانك إعادة تسمية الصور الملتقطة بكاميرا الهاتف، التي يتم تسميتها بشكل افتراضي حتى تكون أكثر قابلية للبحث، ويمكنك استخدام تطبيق A Better Finder Rename في نظام التشغيل ماك لإعادة تسمية الملفات دفعة واحدة وفقاً لمجموعة مختلفة من المعايير.
وبإمكانك في نظام التشغيل ويندوز استخدام تطبيق مثل Hazel لتنظيم الملفات بشكل تلقائى وفقاً لعوامل محددة سابقًا أو مخصصة، أو بإمكانك تسميتها يدويًا عن طريق الأدوات المضمنة في نظام التشغيل، ولا تنسَ أن تنشئ مجلدات مخصصة لهذه الصورة؛ لفرزها وتسهيل العثور عليها لاحقًا.
