كيف يمكنك تحويل جيميل إلى أداة تعاون قوية لفرق العمل ؟ إليك أهم 5 أدوات

تحويل جيميل إلى أداة تعاون قوية ، توجد العديد من التطبيقات التى بإمكانها مساعدتك فى التعاون مع فريق العمل، وعند استخدام بريد جيميل Gmail كأداة أساسية للمراسلة ، هناك الكثير من الأدوات التى بإمكانك إقرانها مع التطبيق للحصول على أقصى إستفادة.

كيف يمكنك تحويل جيميل إلى أداة تعاون قوية لفرق العمل ؟

1- إضافة Hiver:

 

تمكنك إضافة (Hiver) من إدارة عملك بشكل مباشر من حساب جيميل الخاص بك من خلال التصنيفات، وتعيين المهام، وتفويض الرسائل، وتتبع حالة كل ذلك، فتخبرك التصنيفات المشتركة أنت وفريقك بالمهام الجديدة بسرعة.

أما جهات الاتصال المشتركة في الإضافة تتيح لك سهولة المراسلة، وتفعيل تذكيرات البريد الإلكتروني، إلى جانب سماح الملاحظات بإجراء المحادثات، كما بإمكان للنماذج القابلة لإعادة الاستخدام في الإضافة أن توفر لأعمالك مظهرًا موحدًا.

كما تدعم إضافة Hiver ميزة تُسمى (Collision) التى تمكنك من تتبع الردود على الرسائل المشتركة، ففى حالة قيام شخص آخر في الفريق بالرد على رسالة مشتركة، فسوف يصلك إشعار على الفور.

2- أداة Todoist:

تساعد أداة (Todoist) فى تسهيل تدوين المهام السريعة، فتضم قسمًا للمهام الواجب القيام بها على الفور، أو خلال الأسبوع المقبل، كما تدعم التواريخ المتكررة، وخيار تعيين المهام للآخرين في المشاريع التعاونية، وتنظيم المهام المختلفة حسب الحاجة.

وتمتاز Todoist بسهولة الوصول إليها، فبإمكانك استخدامها على الويب، أو كتطبيق للأجهزة المحمولة، أو كإضافة في المتصفح، وهو ما يجعل عملية المزامنة والوصول إليها من جميع الأجهزة أمرًا سهلاً.

3- أداة keeping:

فى حالة كنت أنت وفريقك من مستخدمي متصفح جوجل كروم، فتعد أداة keeping أكثر من مناسبة، فتخصص للشركات التي تقدم الدعم عبر البريد الإلكتروني، وتشتمل على نظام تذاكر دعم داخلي.

وتمكنك الأداة من صندوق بريد إلكتروني عام، مع تصنيفات مفتوحة وغير محددة ومخصصة، وتسميات قابلة للفرز مباشرة في الجزء العلوي لحساب جيميل الخاص بك، ويمكنك تغيير حالة الرسالة من مفتوحة إلى مغلقة.

إلى جانب ذلك تسمح الأداة بتدوين ملاحظات داخلية لكل رسالة يمكن للفريق بأكمله رؤيتها، مما يسهل التعاون في مهام الدعم التي تعتمد على البريد الإلكتروني.

4- أداة Google Group:

فى حالة رغبتك في إبقاء الأمور غير معقدة في عملك أو لديك فقط عدد قليل من الأعضاء في فريقك، فبإمكانك هنا استخدام Google Group، فقد تساعدك أنت وفريقك على جمع الأفكار والمواضيع ورسائل البريد الإلكتروني في صندوق بريد تعاوني واحد.

فبإمكانك إنشاء مجموعة جديدة، وضبط إعدادات الأذونات الأساسية، ودعوة فريقك، وتعيين المواضيع، واستخدام الفلاتر للبقاء على اطلاع، ونشر الرسائل والردود عليها، ووضع علامة على المحادثات المكتملة.

5- أداة Missive:

تعد (Missive) أداة تعاون قائمة على الويب فتشتمل محادثات مترابطة مباشرة في بريدك الوارد، كما تشتمل على خيارات لتأجيل الدردشات أو أرشفتها، مع القدرة على إنشاء رسائل البريد الإلكتروني مع زملائك في الفريق.

وبإمكانك أيضاً إنشاء مجموعة عن طريق إدخال اسم شركتك، ثم دعوة الأشخاص للانضمام، وربط حساب جيميل الحالي لاستيراد رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك، مع إمكانية الإشارة لعضو محدد في الفريق في رسالة معينة، وتعديل الرسائل وإرفاق الملفات والصور.

هذا المقال لا يعبر سوى عن رأي كاتبه، ولا يعبر بالضرورة عن رأي فريق المكتبة العامة

تعليقات الفيسبوك