تجنب تلك الأخطاء عند إستخدام البريد ، يعد البريد الإلكتروني من أكثر أشكال التواصل انتشارا داخل المؤسسات، كما تعتبر الرسائل المرسلة ع طريقه جزءًا من العمليات اليومية لمعظم الموظفين.
ولكن هناك العديد من الأخطاء التي يتم إرتكابها عند صياغة رسالة بريد إلكتروني، وقد تتسبب الأخطاء البسيطة فى تغير معنى الرسالة بشكل تام، ولذلك فعليك تجنبها.
تجنب تلك الأخطاء عند إستخدام البريد الإلكترونى فى العمل :
1- الأخطاء اللغوية والنحوية:
ومن أحد أخطاء البريد الإلكتروني الأكثر إتشارا هي المتعلقة بقواعد النحو غير الصحيحة والقواعد الإملائية الخطأ، ولذلك فيعتبر التدقيق اللغوي والنحوي حتى للرسائل القصيرة أمرًا بالغ الأهمية.
فمن خلال كلمة غير صحيحة قد يتغير الغرض من الرسالة، وبإمكان الكلمة التي بها خطأ إملائي أن تعطي انطباعًا بأن الكاتب مهمل، وبالتالي تحدث فرقًا كبيرًا في الحكم على الكاتب والمحتوى.
2- خطأ في كتابة اسم المستلم:
وهناك خطأ آخر كبير في البريد الإلكتروني هو كتابة اسم مستلم الرسالة خطأ، فذلك الإجراء يعتبر طريقة سريعة جدًا لحذف رسالتك أو توصيل انطباع للمستلم بأنك غير مهتم، فعليك التوقف قليلا والتحقق جيدًا من كتابة اسم المستلم.
3- الاستخدام غير الصحيح لميزة الرد على الكل Reply All:
ومن أكثر الأخطاء المزعجة هو عندما يستخدم شخص ما وظيفة الرد على الكل Reply All في الرد على العديد من الأشخاص فى نفس الوقت ، وبشكل خاص فى حالة الرد هو مجرد إشعار المتلقي أنك استملت الرسالة الأولية، كما قد يؤدي هذا الخطأ إلى حدوث مشاكل إذا كان الرد مخصصًا لشخص واحد فقط.
4- عنوان موضوع غامض:
يعد عنوان موضوع الرسالة هو أول عامل في تحديد فى حالة كان المتلقي سوف يفتح الرسالة أم لا، لذلك يجب على المُرسل الانتباه جيدًا لما يكتبه، حيث يجب أن يكون دائمًا ذا صلة بموضوع الرسالة، وألا يكون غامضًا.
5- إرسال جميع رسائل البريد الإلكتروني على أنها عاجلة:
أما بالنسبة للخطأ الأكثر شيوعاً هو إرسال كل رسالة إلكترونية والكتابة عليها بأنها عاجلة urgent، وقد يؤدي ذلك إلى عدم اهتمام المستلم بهذه الرسائل بعد ذلك، الأمر الذي يمكن أن يكون ضارًا إذا كانت هناك رسالة عاجلة بالفعل.
6- كتابة الرسالة بأسلوب معقد:
من الواجب أن تكون رسائل البريد الإلكتروني التي ترسلها سهلة القراءة ولا تشتمل على عبارات أو فقرات يصعب على المستلم فهمها، فليس لدى معظم الناس وقت لمحاولة فهم عبارات معقدة في رسالة بريد إلكتروني.
7- الخطوط الغريبة والتأثيرات غير الضرورية:
إن استخدامك لخط غريب لن يساعدك في جذب الانتباه، ففى حالة تلقى الأشخاص بريدًا إلكترونيًا سوف يكون انتباههم الأول للمحتوى، وليس إلى الشكل الذي يبدو عليه، وبغض النظر عن مدى روعة رسالتك أو أهميتها ليست هناك حاجة لإدراج خط غريب أو مائل، أو إبراز الألوان وتغييرها في خطوطك في رسالة واحدة.
8- توقيع آلي غير ضروري:
يعتبر التوقيع الآلي في رسائلك الإلكترونية، الذي يشير إلى اسمك وعنوانك وكيفية الاتصال بك مفيدًا، ومن ثمَّ لست بحاجة إلى إدراج تفاصيل أخرى، مثل: اقتباسك المفضل، أو شهاداتك وجوائزك، ورقم الفاكس الخاص بك، أو أي شيء آخر غير مفيد.
